Автоматизация закупочного процесса — одна из наиболее актуальных задач, которую ставят перед собой представители современного бизнеса. Закупочный отдел снабжает необходимыми ресурсами все прочие части компании — без грамотной организации и реализации закупок невозможна работа ни одного предприятия. От слаженности работы закупочного отдела зависит качественное и эффективное функционирование всей организации в целом. Однако сбор потребностей с отделов, поиск поставщиков, составление и подписание всевозможной документации, а также другие этапы закупочной деятельности сложно осуществлять вручную и при этом не допускать ошибок.
Автоматизация закупок — не новое направление. С появлением соответствующих инструментов большинство организаций начали внедрять их в работу, что сильно оптимизировало закупочную деятельность и снизило количество ошибок и неточностей, возникающих преимущественно из-за человеческого фактора.
В этой статье мы поговорим про одно из наиболее эффективных решений для автоматизации закупок от компании-разработчика AGORA — SRM систему. Разберем, в чем преимущества именно этого продукта, а подробнее про внедрение SRM системы вы можете уточнить на сайте компании.
Управление закупками при помощи онлайн-решений становилось все более востребованным по мере развития технологий, появления новых компаний и ускорения темпа жизни в целом. Это происходило как в мире, так и в России. Однако в нашей стране наиболее высокий спрос на разработку и внедрение продуктов для автоматизации закупочной деятельности пришелся на 2022 год, когда очень многие зарубежные компании, которые раньше поставляли программное обеспечение российским организациям, ушли с рынка в связи с санкциями. Такая резкая перемена поставила российский бизнес в сложное положение, и компаниям пришлось экстренно искать поставщиков отечественного ПО, чтобы перевести внутренние и внешние процессы на аналогичные российские технологии.
Отечественные компании-разработчики к моменту ухода иностранных компаний уже имели наработанный годами опыт создания различных решений для автоматизации бизнеса, в числе которых продукты для автоматизации закупочного процесса. Это позволило российским организациям быстро найти достойные альтернативы зарубежному софту и внедрить их в работу.
Среди ведущих вендоров и интеграторов решений для автоматизации закупок — компания-разработчик AGORA. У вендора есть несколько продуктов, каждый из которых подходит для конкретных целей. В их числе SRM система.
SRM система расшифровывается как Supplier Relationship Management System, что дословно переводится как система взаимодействия с поставщиками. Современные SRM системы комфортны в использовании и обладают широким функционалом. Решение позволяет не только выбирать поставщика, но также верифицирует каждого из них, предоставляет аналитику, статистику, всевозможные маркетинговые инструменты, благодаря чему закупочный процесс можно не просто автоматизировать, но и улучшать с каждым новым циклом.
Есть несколько ключевых плюсов, которые дает создание и внедрение в работу продукта для автоматизации закупок на базе платформы AGORA. Предлагаем их разобрать.
Снижение затрат на проведение закупочных процедур. Одна из ключевых проблем, с которой сталкиваются компании, предпочитающие осуществлять закупки вручную — высокая стоимость и переплата. В современном мире закупщику зачастую сложно найти добросовестного поставщика, поэтому проведение закупок вручную может грозить переплатами за товар, который у другого поставщика стоит дешевле. Кроме этого, общаться с поставщиками часто приходится через посредников, которые берут комиссию за свои услуги. Разработка и внедрение решения от AGORA позволяет видеть все возможные предложения от разных контрагентов из списка доверенных поставщиков и выбрать лучшее предложение, а также общаться напрямую с поставщиком. Такой подход помогает снизить расходы на закупки на 5-10%.
Минимизация ошибок из-за человеческого фактора. Другой существенной проблемой проведения закупок вручную является большое количество ошибок, возникающих в связи с человеческим фактором. Встречаются опечатки, ошибки в документации, неточности в количестве товара для закупки и прочие недочеты. Также нередки срывы сроков. Эту проблему можно избежать при помощи ИТ-решения: весь документооборот проводится онлайн через интеграцию с ЭДО и формируется системой, человек принимает в этом минимальное участие, что практически сводит к нулю возможность возникновения ошибок.
Отсутствие бюрократии. Проведение закупок вручную часто сопровождается долгими процедурами сборов потребностей от разных отделов компании, согласованиями, поисками поставщиков, подписанием документов, утверждением сроков доставки и т.п. Система для автоматизации закупок позволяет делать это максимально быстро и избавиться от бюрократии в работе.
Четкое распределение зон ответственности. В закупочной деятельности не всегда понятно, кто именно отвечает за тот или иной этап проведения закупок, что ведет не только к возникновению ошибок, но также к отсутствию возможности проанализировать и исправить их в будущем. ИТ-решение для автоматизации процесса закупок четко распределяет зоны ответственности, что позволяет систематизировать закупочную деятельность.
Контроль всех этапов закупочного процесса и управление им в онлайн-режиме. Вручную невозможно получать четкую информацию о статусе заказа. Площадка же позволяет видеть каждый этап, отслеживать, как идет сборка и доставка товара, в любой момент в личном кабинете можно связаться с поставщиком или отслеживать, корректировать другие этапы поставки товаров. Благодаря этому срывы поставок практически невозможны, поскольку закупщик имеет доступ к максимально актуальной информации и будет уведомлен, если что-то пойдет не по плану.
Еще одним преимуществом решения на базе платформы AGORA является опыт разработки специализированных решений более чем 10 лет, а также штат высококвалифицированных специалистов, которые имеют в своем портфолио самые различные заказы, создававшиеся под запрос каждого конкретного заказчика.
Площадка SRM на базе платформы AGORA работает по алгоритму, который можно разделить на четыре этапа.
Верификация поставщиков. Попадая на площадку, все поставщики должны пройти верификацию. Это очень важный этап, без которого контрагенты не смогут предлагать закупщику свои товары и услуги. Верификация проводится в два шага: сначала поставщик регистрируется на площадке, после чего проходит проверку службой безопасности системы. Заявка на регистрацию от нового поставщика попадает к сотруднику службы безопасности, который проверяет соответствие всем нормам, заданным в системе, и внутренним стандартам безопасности компании. Часто площадка интегрируется со сторонними сервисами, которые предоставляют информацию о зарегистрированных на территории РФ поставщиках — это позволяет быстрее и качественнее проверить контрагента. Например, проверяется благонадежность по налоговым и юридическим аспектам. В ходе проверки служба безопасности может запросить дополнительную информацию и подтверждающие документы, после чего поставщик получит подтверждение или отклонение заявки на регистрацию на площадке.
Квалификация контрагентов. На этом этапе подрядчик проходит аккредитацию для допуска к участию в закупках. Пройдя этап квалификации, поставщик подтверждает, что обладает всеми необходимыми ресурсами для совершения поставки: профессиональными, техническими, финансовыми и материальными. В первую очередь контрагент заполняет анкету в личном кабинете. Анкета составляется сотрудниками закупочного отдела. В нее включаются пункты, которые важны для компании-закупщика, например, город, из которого будет осуществляться поставка. После заполнения анкеты проводится первичная проверка, прохождение которой открывает для поставщика следующий этап квалификации — проверка на соответствие выбранной категории. В каждой категории есть свои дополнительные вопросы. Менеджер закупочного отдела согласовывает все анкеты, после чего допускает поставщиков к процедуре закупок. При этом регламент проверки анкет владелец площадки для каждой категории создает самостоятельно. Например, для определенной категории анкета должна быть согласована главным инженером, юристом и финансистом. Квалификация может осуществляться так часто, как это необходимо владельцу платформы — например, раз в два месяца каждый поставщик заново проходит процедуру квалификации.
Проведение закупок. Перед этим этапом закупщик должен составить план закупок — что и в каком объеме необходимо закупить и в какие сроки. Причем иногда некоторые товары нужно закупить в срочном порядке. Сотрудник закупочного отдела создает на платформе заявку на закупку, которая может быть в рамках проекта или отдельно. Заявки могут как создаваться в SRM, так и поступать из внешних сервисов, интегрированных с системой. После создания заявки она может быть сгруппирована с другими заявками или может быть распределена в определенный лот. Перед началы работы с закупщиком поставщик получает опросный лист, в котором заполняет технические характеристики продукта, которые важны для закупщика. Далее проводятся торги, на которых закупщик может выбрать наиболее подходящее по всем параметрам предложение. Возможен вариант переторжки — заказчик указывает, какая цена ниже предустановленной поставщиками может быть комфортна для него, и выбирает из предложений контрагентов.
P2P или процесс от закупки до оплаты. В SRM есть функции Punch-in и Punch-out каталогов, то есть соответственно загрузка каталога поставщика в систему SRM или, наоборот, переход из системы на сайт поставщика для просмотра продукции при помощи интеграции по API. Все действия с заказами происходят при этом на стороне SRM системы. На этапе P2P проверяются карточки товаров и соответствие цен. Выбор поставщика предполагает последующее согласование сроков доставки и подписание документации. Это происходит на этапе P2P. После оформления документации остается только оплатить заказ.
Решение для автоматизации закупок важно заказывать у проверенного разработчика с большим опытом создания аналогичных решений. Однако еще более важно подобрать такое решение, которое полностью будет отвечать вашим запросам по функциональным возможностям. Вендор и интегратор AGORA в этом плане воплощает все пожелания своих заказчиков в жизнь, поскольку решения компании позволяют добавлять и убирать дополнительные модули на любом этапе разработки, чтобы улучшить и масштабировать продукт. Предлагаем ознакомиться с основными преимуществами системы на базе AGORA:
система позволяет уменьшить среднее время, которое тратится на проведение закупочного процесса, в два раза;
эффективность работы сотрудников закупочного отдела увеличивается на 70%;
затраты на совершение закупок уменьшаются в среднем на 5-10%;
система решает вопрос срыва сроков поставок за счет полной автоматизации процесса и возможности отслеживать статус заказа;
в систему встроена возможность ведения статистики и проведения аналитики, что позволяет улучшать цикл проведения закупок с каждым разом и избегать возникновения ошибок.
Управление поставщиками при помощи ИТ-решения — отличное вложение в развитие компании. Любой продукт от компании-разработчика AGORA, будь то SRM система, электронная торговая площадка (ЭТП) или корпоративный интернет-магазин (КИМ), позволяет закрыть потребности компании-заказчика и в несколько раз повысить эффективность и качество работы закупочного отдела. Автоматизация процесса закупок — одно из ключевых направлений вендора и интегратора AGORA. Подробнее обо всех продуктах можно узнать на сайте компании.