Сегодня практически все компании осознают необходимость автоматизации документооборота и внедрения специализированных систем, предназначенных для этого. Однако выбором оптимального продукта исходя из функциональных и технологических критериев дело не ограничивается.

Важно также правильно организовать процесс внедрения. Один из самых популярных российских продуктов, СЭД ТЕЗИС, предлагает чеклист с советами на эту тему. Если следовать ему, система электронного документооборота будет использоваться эффективно и принесет бизнесу результат в виде повышения прозрачности, ускорения процессов и избавления сотрудников от рутинной работы. Иначе деньги окажутся потраченными впустую, так как потенциал СЭД будет задействован не до конца или же проект и вовсе не будет завершен.

Чеклист для внедрения СЭД:

1. Сформировать рабочую группу. Это должно стать первым шагом при реализации проекта. В состав группы важно включить как представителей компании-производителя системы электронного документооборота, так и ключевых пользователей, то есть представителей подразделений, которые будут в ней работать. Это позволит учесть все нюансы и сценарии использования, а также сделать решение максимально полезным и удобным для сотрудников заказчика.
2. Назначить ответственного. Чтобы проект не остановился на этапе формирования видения и сбора требований, необходимо выбрать руководителя проекта со стороны заказчика, у которого будет право решающего голоса.
3. Заложить в бюджет время участников проекта и оплату их труда. Часто при внедрении учитывают только стоимость системы электронного документооборота и оплату труда специалистов компании-производителя, которые реализуют проект. Однако важно также учесть, что ключевые пользователи также тратят время на внедрение СЭД, и это время оплачивается как обычные рабочие часы.
4. Оценивать и улучшать процессы перед реализацией их в системе электронного документооборота. Нередко компании воспроизводят в СЭД процессы, которые уже устоялись при бумажном документообороте или при использовании прошлых систем. В этом случае воспроизводятся также все недостатки этих процессов. Поэтому важно на этапе подготовки технического задания оценить, как можно сделать работу более эффективной.
5. Обучить пользователей системы электронного документооборота. Сотрудникам компании-заказчика может быть сложно начать работать в новом, непривычном приложении. Интуитивно понятный интерфейс поможет преодолеть первые трудности, однако важно также познакомить пользователей с возможностями системы и наиболее эффективными сценариями ее использования.

В заключение

Основными составляющими правильного внедрения системы электронного документооборота являются участие заказчика, назначение ответственного с его стороны, правильная оценка затрат финансов и времени, вдумчивый подход к составлению ТЗ по автоматизируемым процессам, а также внимание к обучению и адаптации пользователей. Если ответственно подойти к этим аспектам, то результат внедрения появятся быстрее и будут более заметными.