Когда архив компании занимает больше места, чем конференц-зал и кабинет начальника в совокупности – это знак того, что необходимо ввести в компанию электронный документооборот (ЭД). Именно системы автоматизации бизнес процессов повысят эффективность работы подчиненных, оградит их от проволочек с бумагами, сделает информацию общедоступной, а труд служащих – оперативным! Почему все так опасаются ЭД?

Поищем ответ. ЭД необходим для регулирования действий сотрудников. А кто же захочет иметь дополнительного контролера! Если в коллективе царит гармония, и все привыкли друг к другу, то избавиться от старого уклада будет куда сложнее. Для начала советуем нормализовать внутренний документооборот, а затем браться за «внешний». Так подчиненные смогут сохранить часть своих привычек и быстрее оценят преимущества такой работы.

Если сотрудники по-прежнему продолжают нести на подпись бумажные документы, то нужно расставить все по местам. Выпустите указ, что бумажные документы на подпись не принимаются. Приступить к исполнению, ознакомившись с подписью начальника, теперь можно прямо с места. Это заметно сэкономит время, так как нет необходимости бежать в кабинет руководителя.

Все четко! Отправил – ознакомился – выполнил, а затем составил отчет о выполненных поручениях. Введение ЭД это целый комплекс обдуманных мер, которые будут учитывать нужды всего коллектива. Начальнику придется обзавестись должным терпением в период привыкания подчиненных к новым условиям.

Важно, чтобы коллектив заметил пользу конкретно для себя. Именно поэтому системы автоматизации бизнес процhttps://okocrm.com/blog/avtomatizaciya-biznes-processov/ссов должен быть простым в использовании и содержать максимум информации. Нужно потратить время и средства на представление нововведения с исчерпывающим описанием его преимуществ. Каждый сотрудник должен понять свою цель и степень вовлеченности в систему электронного документооборота. Должны быть зафиксированы обязанности каждого работника.

Все сотрудники предприятия должны ясно понимать цель введения электронного документооборота. Поэтому уделите должное внимание каждому работнику, пропишите все варианты операций, которые допустимы к конкретному документу.

Здесь большую роль играет мотивация! Оговорите бонусы для самых энергичных участников, предложите внести свои предложения, превратите сотрудников из простых зрителей в активных участников перехода на ЭД, только тогда они по достоинству оценят нововведение.