Сколько стоит онлайн-касса, как ее приобрести с минимальными затратами, какие необходимо пройти юридические процедуры – обо всем этом пойдет речь в нашей статье. Указанные расходы актуальны для ООО и ИП.

Расходы на онлайн-кассу

Для определения полной стоимости онлайн-кассы все статьи расходов сведены в одну таблицу. Цена отличается в зависимости от осуществляемого вида деятельности. Необходимости приобретения дополнительного оборудования и составит от 20 000 рублей, здесь можно купить онлайн-кассу в Симферополе.

Стоимость оборудования или услуг

Периодичность расходов

Стоимость, руб.

Кассовый аппарат

Однократно

4 000 — 45 000

Фискальный накопитель (сроком на 15 или 36 мес.)

Один раз в 1-3 года

8 500 — 14 000

Услуги по установке и обслуживанию онлайн-кассы

На срок действия договора

от 2 000 в квартал

Обслуживание у оператора фискальных данных (кроме удаленных регионов)

Один раз в 1-3 года

3 000 — 6 500

Подключение к сети «Интернет» (кроме удаленных регионов)

На срок действия договора

Мобильный — от 100 руб. в мес.

Проводной — от 500 руб. в мес.

Программное обеспечение для ведения товарного учета (только для тех, кто обязан его вести)

На срок действия лицензии

1 000 – 20 000

Приобретение квалифицированной электронной подписи

На год

1 500 – 2 500

Итого

20 500 – 90 500

Первоначальные расходы

Наглядно разовые затраты на запуск онлайн-кассы отражены в таблице:

№ п/п

Вид услуг

Стоимость, руб.

1.

Приобретение электронной подписи для постановки кассы на регистрационный учет в налоговой дистанционным способом

от 2 000

2.

Услуги посредника для оформления ЭЦП и регистрации кассы

от 1 000

3.

Настройка работоспособности фискального оборудования

от 3 000

4.

Приобретение программного обеспечения

1 000 – 20 000

5.

Установка и настройка программного обеспечения для работы с подакцизными товарами

от 2 000 за подключение к одной программе

Итого

9 000 – 28 000

Регулярные расходы

Регулярные затраты, необходимые для поддержания оборудования в работоспособном состоянии, отражены в таблице:

№ п/п

Вид услуг

Периодичность

Стоимость, в рублях

1.

Заключение договора с оператором фискальных данных

ежегодно

3 000 – 6 000

2.

Обеспечение доступности проводного или мобильного интернета

ежемесячно

100 – 500

3.

Техническое обслуживание ККТ

ежегодно

5 000

Итого

8 100 – 11 500

На расходах можно сэкономить, приобретая оборудование и услуги у одной компании либо по выгодным акциям. Набор «комбо» обычно стоит дешевле, чем покупка составных частей комплекта по отдельности.

Что нужно приобрести в дополнение к онлайн-кассе

В дополнение к названным расходам для некоторых видов бизнеса необходимо иметь в наличии дополнительное оборудование. Примерная стоимость «допников» указана в таблице:

№ п/п

Наименование устройства

Стоимость, в рублях

Примечание

1.

Сканер для считывания штрих-кодов

3 500

2.

Торговые весы

5 000 – 25 000

Цена зависит от значений взвешиваемой массы: от 6 до 200 кг

3.

Ящик для сортировки купюр

2 200

4.

Устройство для проверки подлинности денежных знаков

3 800

5.

Чековая лента

50

За 1 шт.

Итог

от 14 550

Стоимость онлайн-кассы для интернет-магазина

Онлайн-касса для интернет-магазина – возможность осуществлять продажи круглосуточно, формировать в автоматическом режиме электронные чеки и отправлять их покупателям.

У владельца магазина есть два варианта работы:

• интегрировать собственную ККТ с облачными решениями и другими сервисами;

• взять онлайн кассу в аренду.

С выбором подходящего варианта поможет сравнительная таблица стоимости обоих решений:

Период использования

Собственное оборудование

Облачная касса

Первый год

Кассовое устройство: от 4 000 до 45 000 руб.

Фискальный накопитель на 3 года: 14 000 руб.

Услуги ОФД на 3 года: 6 500 руб.

Настройка ПО: 3 000 руб.

Абонентская плата: 18 000 руб. в год

Фискальный накопитель на 3 года: 14 000 руб.

Заключение договора с ОФД входит в арендную плату

Настройка кассы: 3 000 руб.

Итого за 1 год

27 500 – 68 500 рублей

35 000 рублей

Второй год

Техническое обслуживание устройства: 5 000 руб.

Абонентская плата: 18 000 руб. в год

Итого за 2 год

5 000 рублей

18 000 рублей

Купить или арендовать онлайн-кассу?

Владение кассой на правах собственника влечет за собой обязанности по обеспечению ее сохранности, работоспособности, проведению периодического технического обслуживания.

Аренда кассы у стороннего лица освобождает продавца от всего указанного.

Преимущество аренды заключается в следующем:

• физическая касса находится у арендодателя, он несет полную ответственность за нее;
• арендатор не тратит деньги на приобретение дополнительного оборудования и программного обеспечения;
• платежи и передача информации в налоговую осуществляются 24 часа в сутки.

Такой вариант подойдет для сезонной торговли и молодых компаний, которые не готовы сразу вкладывать большие суммы в ККТ. В долгосрочной перспективе пользование собственным оборудованием окупается с годами и становится более выгодным, чем аренда.

Подробнее о затратах

Для обеспечения работы онлайн-кассы по всем требованиям закона необходимо:

• купить онлайн кассу и фискальный накопитель (далее – ФН);
• приобрести дополнительное оборудование (электронные весы, сканер штрих-кодов и т.п.)
• подключить кассу к интернету или мобильной сети;
• установить программное обеспечение;
• заключить договор с оператором фискальных данных (далее – ОФД);
• зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой.

Наиболее крупной покупкой из всего перечисленного является приобретение кассового оборудования. Выбор модели зависит от потребностей бизнеса:

• Для выездной работы удобно использовать автономную кассу. Это устройство оборудовано дисплеем, клавиатурой, принтером для чеков и аккумулятором, тут можно купить термотрансферный принтер этикеток. Информация о расчетах накапливается в памяти устройства и передается оператору при выходе в сеть «Интернет».
• Для небольших торговых точек, кафе и ресторанов подойдет фискальный регистратор. Он оснащен только накопителем данных и функцией печати чеков. Для его работы требуется подключение к планшету, смартфону или компьютеру. Основное достоинство – в скорости печати чеков.
• Для крупных магазинов предпочтительно использовать мобильный или стационарный смарт-терминал («умную» кассу). В ней имеются встроенный фискальный накопитель, функция печати чеков и сенсорный дисплей. Встроенное программное обеспечение автоматизирует многие бизнес-процессы, упрощает работу с товарной номенклатурой, уведомляет владельца об ошибках, сбоях и напоминает о необходимости замены фискального накопителя.
• Для торговых центров, супермаркетов или крупных сервисных центров с большим потоком клиентов и стационарным местом кассира хорошим решением станет приобретение POS-системы. Она представляет собой полный набор оборудования для ведения торговли: компьютер с клавиатурой и сенсорным дисплеем, фискальный регистратор. К системе подключаются дополнительные устройства: сканер штрих-кодов, весы, терминал для эквайринга.

Основные затраты уйдут на приобретение кассового аппарата, фискального накопителя, программных продуктов, оплату услуг по установке и обслуживанию онлайн-кассы.

Часть указанных расходов носит разовый характер, другая – периодический.

Монтаж и подключение оборудования

Перед началом работы кассовую технику нужно правильно настроить и установить.

Подключение ККТ включает в себя следующие основные шаги:

1. Аппарат подсоединяется при помощи шнура к компьютеру.
2. На компьютер устанавливаются специальные драйверы. В зависимости от устройства загрузочный диск может идти в комплекте с ККТ либо поставщик предложит скачать утилиты с сайта.
3. Осуществляется установка программного обеспечения.

Для мобильной кассы данные действия не потребуются, так как она имеет внутреннюю прошивку для полноценного функционирования.

При отсутствии навыков работы с компьютерными программами стоит обратиться к специалистам. Дистрибьютеры, занимающиеся продажей кассовой техники, также оказывают услуги по ее установке и подключению. Стоимость сервиса под ключ оценивается в 6 тысяч рублей и выше.

Сервисное обслуживание

Кассовое оборудование нуждается в периодическом обслуживании. Его можно осуществлять самостоятельно либо заключить договор с сервисным центром.

К необходимым работам относятся следующие:

• диагностика и устранение неисправностей ККТ;
• проверка работоспособности механизмов и корректности печати информации на чеках;
• прошивка оборудования и проверка программных настроек.

Их стоимость включается в абонентскую плату сервисного центра, размер которой не превышает 2 тысяч рублей в квартал из расчета на одну кассу.

Также может потребоваться оказание разовых услуг. Замена фискального накопителя обойдется в 1,5 тысячи рублей, перепрошивка оборудования в связи со сбоями стоит от 1000 рублей и выше.

Приобретение и настройка программного обеспечения

Программное обеспечение облегчает ведение бизнеса и подготовку отчетных данных. Оно дает возможность создавать базу реализуемых товаров, контролировать проводимые операции и анализировать их.

Загрузка программ в обязательном порядке потребуется для обеспечения работы фискального регистратора и смарт-терминала. Предпринимателям, ведущим продажи подакцизных товаров, потребуется ПО, выполняющее функции системы по товарному учету.

В стоимость ПО для кассы может входить приобретаемое оборудование. Или оно продается отдельно. Цена годовой лицензии на специализированные программы составляет от одной тысячи в зависимости от предлагаемого функционала.

Как заключить договор с оператором фискальных данных

Все данные о проведенных операциях по продажам товаров, работ или услуг через интернет передаются с кассового устройства в налоговые органы. Посредником в транспортировке данных выступают операторы фискальных данных. В их функции входит обеспечение сохранности финансовой информации и ее бесперебойное поступление в надзорный орган.

На территории регионов России по состоянию на декабрь 2022 года функции оператора фискальных данных (далее – ОДФ) выполняют 16 операторов. Их список размещен на сайте Федеральной налоговой службы.

После заключения договора пользователю становится доступен личный кабинет со следующим функционалом:

• возможность пересылки электронных чеков покупателям;
• обращение в налоговую с запросом на регистрацию или снятие с учета онлайн кассы;
• контроль работы кассиров и кассовых устройств;
• формирование отчетности по заданным параметрам.

Стоимость их услуг примерно одинакова по всей стране и варьируется от 3 тысяч рублей в год. Заключение договора на длительный срок выгоднее. За три года обслуживания операторы предлагают цену со скидкой – от 6,5 тысяч рублей.

Как зарегистрировать ККТ в ФНС

Законом установлено требование об обязательной регистрации кассовых аппаратов в налоговом органе. Постановка на учет осуществляется удаленно или при личном обращении.

Предваряют регистрацию несколько обязательных процедур:

• получение квалифицированной электронной подписи (далее – КЭП). Она понадобится для подачи онлайн заявки и может быть использована в дальнейшем для сдачи электронной отчетности в госорганы;
• установка специальной программы для работы с КЭП;
• проверка модели кассы по перечню, одобренному налоговой. Отсутствие оборудования в перечне является основанием для отказа в регистрации;
• регистрация аккаунта на сайте налогового органа.

При подаче заявления в дистанционном режиме пошагово заполняются необходимые графы, документ подписывается ЭЦП и направляется на рассмотрение в налоговую. ККТ считается прошедшей регистрацию после присвоения контролирующим органом соответствующего номера.

Стоимость ЭЦП с лицензией КриптоПро для онлайн кассы составляет от 1,5 тысяч рублей.

Самые частые вопросы

В каких случаях можно не использовать ККТ?

Часть бизнеса имеет законное право не использовать онлайн кассу:

• Самозанятые граждане. ККТ заменяется приложением «Мой налог», в котором формируются данные по проводимой торговле.
• Кредитные организации и биржи.
• Предприниматели, чья деятельность связана с продажей журналов и газет на бумажном носителе, организацией питания детей в школах, розничной торговлей на рынках, разносной торговлей на тележках, продажей товаров собственного изготовления.

Полный перечень указан в ст. 2 закона, регулирующего порядок применения ККТ на территории России (54 ФЗ).

Какие штрафные санкции предусмотрены для тех, кто не подключен к онлайн-кассе?

Ведение бизнеса без онлайн кассы чревато большими штрафами. Величина штрафа зависит от выручки и составляет для ИП 50% от прибыли, для компании – 100%, притом минимальный размер штрафа для ИП – 10 тысяч рублей, для организаций – 30 тысяч рублей.

Некоммерческие организации, впервые совершившее аналогичное нарушение, получат только предупреждение.

Чем отличаются друг от друга фискальные накопители на 13 и 36 месяцев?

Срок действия фискального накопителя зависит от выбранного типа налогообложения. ИП, использующие патент или работающие на УСН, смело могут приобретать ФН, рассчитанный на 36 месяцев. Бизнесмены, ведущие торговлю подакцизными товарами, вправе использовать накопитель только со сроком до 13 месяцев.

Отличия в требованиях использования онлайн-касс для ИП и ООО?

Обязанность вести расчеты с покупателями при помощи кассы предписана индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам, за рядом исключений, уже указанных выше.

Отличия состоят в требованиях к дисциплине. В отношении ИП не действует норма о лимите остатка, ему не нужно формировать кассовые документы и заполнять кассовую книгу.