Современные организации, в которых персонал работает посменно, практически всегда используют программное обеспечение для составления рабочего графика через wfm систему. При этом одна из главных проблем заключается в том, что не всегда программы в бесплатном доступе обладают должным функционалом. С их помощью невозможно автоматизировать рабочие процессы, упростить и повысить их качество. Например, небольшими организациями часто используется сервис Google Calendar. Он позволяет автоматически корректировать рабочие смены, но предлагаемые данным инструментом опции в силу их ограниченности часто оказываются недостаточными для полноценного учета рабочего времени, формирования расписаний.

Недостатки и риски использования обычного программного обеспечения

Работа с этими программами часто приводит к большим потерям времени как линейных работников, так и менеджеров. Составление графиков затягивается, корректировка распорядка затрудняется и может приводить к ошибкам. Менеджерам приходится своими силами осуществлять учет рабочих смен, прогулов, отгулов, больничных. В непредвиденных ситуациях они могут вносить необдуманные, поспешные изменения.

Кроме того, рабочий график важен и для сотрудников. На его основе производится расчет заработной платы, исчисление рабочего времени, стажа.

Возможности формирования рабочего графика

В настоящее время существует несколько основных типов рабочих графиков, а также факторов, учитываемых при планировании. Чтобы составить график работы сотрудников онлайн - программа для этого сделана эффективной и легой в использовании, обычно используется специализированное программное обеспечение. Оно позволяет учитывать аспекты рабочих процессов, свойственных отдельной компании. Именно поэтому высококачественное приложение — это инструмент, который разрабатывается индивидуально. Как правило, рабочее расписание составляется на основе одного из нижеперечисленных вариантов.

Сменный график

Подходит для тех предприятий, где длительность рабочего дня сотрудников превышает 8 часов. Это могут быть магазины, салоны красоты, рестораны, кафе. На таких предприятиях часто используются двухсменные графики. В производстве — например, на заводах — могут практиковаться трехсменные расписания, предполагающие наличие утренней, дневной и вечерней смен.

Важным критерием при составлении расписания служит длительность смен. Например, если организация работает с 9 утра до полуночи, работники одного из отделов могут трудиться по двухсменному принципу (с 9:00 до 16:30, с 16:30 до 00:00). Сотрудники другого отдела могут работать в три смены (например, с 9:00 до 14:00, с 14:00 до 19:00, с 19:00 до 00:00).

Вахтовый метод

Данный тип расписания практикуется в случаях значительной удаленности производства от места проживания сотрудников. Например, нередко этот график используется на стройках, охранных предприятиях. Стандартная длительность одного вахтового цикла составляет 15 рабочих дней, которые сменяются 15-ю выходными. В некоторых случаях график работы может рассчитываться по месяцам. Например, три трудовых месяца — два месяца выходных.

Скользящий график

Есть заблуждение, что скользящий график и сменный — это то же самое. На самом деле в случае посменного расписания выходные дни фиксированы, а в случае скользящего графика происходит сдвиг выходных в течение каждого цикла. В качестве основы для расчета расписания и заработной платы берется необходимое количество рабочих часов.

Пятидневка

Самый распространенный вариант. Пятидневка считается наиболее удобной и универсальной. Она состоит из пяти трудовых дней и двух выходных. Длительность рабочего дня составляет 8 часов; его начало обычно приходится на утреннее время, однако время старта может меняться. Заработная плата рассчитывается исходя из месячного оклада или общего количества отработанных часов.

Для чего нужна автоматизация при составлении графика работы

Какая бы модель трудового расписания не использовалась в организации, можно значительно сократить время на его формирование и корректировку. Этому способствует использование специализированного программного обеспечения. Обычно для расчета и наглядного представления расписания в программах используется диаграмма Ганта. Данная столбчатая диаграмма хорошо иллюстрирует рабочие расписания, график проектных работ и пр.

В настоящее время разрабатываются различные решения, благодаря которым осуществляется автоматизация формирования графиков, расчета численности персонала, выплаты зарплат и пр. В подобных системах руководители предприятий и подразделений имеют возможность оперативно назначить замену в том случае, когда сотрудник не явился на работу, однако другой человек имеет возможность потрудиться в этот день. Аналогичным образом сотрудники, в случае непредвиденных обстоятельств, могут меняться друг с другом сменами. Их действия фиксируются в автоматизированной системе, поступают на утверждение представителям менеджмента.

Иными словами, благодаря современным системам автоматизации на рабочем месте всегда находятся специалисты, выполняющие необходимые задачи.

Приложение Ally Soft от ALLY WFM предоставляет вышеперечисленные опции и другие широкие возможности. При помощи качественного программного обеспечения сокращаются затраты на персонал, повышается производительность