Онлайн-касса — это разновидность контрольно-кассовой техники (ККТ), которая в режиме реального времени передает данные о продажах в налоговую. В соответствии с федеральным законом от 22.05.2003 №54-ФЗ, практически все ИП и юрлица, деятельность которых связана с продажами, обязаны применять ККТ. В этот перечень входят и розничные торговые точки.

Крупные розничные магазины, в которых возможны онлайн-покупки, могут установить облачную кассу. Это софт с фискальным накопителем, который хранится в специальном data-центре. Доступ продавец получает через облачные сервисы. Такая контрольно-кассовая техника позволяет работать только с электронными чеками: сформировав документ, программа шифрует его, а затем отправляет покупателю и в налоговую. Хранение ПО, обслуживание, регистрация и услуги ОФД входят в стоимость. Еще одно преимущество — простая интеграция с сайтом.

Преимущества использования онлайн-касс в рознице

Установив онлайн-кассу, бизнес получает целый ряд конкурентных преимуществ:

• оптимизация и систематизация учета: подробная информация о продажах хранится в базе на протяжении нескольких лет, в любой момент можно провести аналитику, выявить слабые места и сосредоточиться на улучшении финансовых показателей;
• повышение скорости обслуживания клиентов: сокращаются очереди и, соответственно, повышается лояльность покупателей;
• автоматизация всех процессов позволяет снизить нагрузку на сотрудников, что заметно упрощает ведение бизнеса;
• ошибки в отчетности из-за человеческого фактора сводятся к минимуму, поскольку данные заполняются автоматически;
• в личном кабинете можно формировать несколько видов отчетов и продажах в режиме реального времени: благодаря этому видна вся «картина» целиком;
• сотрудники, которые обслуживают покупателей, экономят время на заполнении документов — например, установив онлайн-кассу, не надо вести журнал кассира-операциониста;
• нет необходимости опломбировать кассовый аппарат;
• можно выдавать как бумажные, так и электронные чеки.

И еще один существенный плюс: онлайн-касса позволяет вести бизнес максимально прозрачно. Поэтому проверок со сторон контролирующих органов становится меньше.

Недостатки онлайн-касс

Минусов использования онлайн-касс в розничных магазинах не так много. Но все же они есть:

• ККТ постоянно требуется стабильный доступ к интернету, иначе неизбежны проблемы с обменом данными;
• работать с такой контрольно-кассовой техникой сложнее, чем с обычными кассовыми аппаратами.

Вместе с кассой придется приобрести специальное ПО и регулярно платить за обновления. Еще нужно следить за наличием расходников — например, кассовой ленты.

Как розничному магазину выбрать и подключить онлайн-кассу

ККТ можно приобрести или взять в аренду. Еще один вариант —подключиться к облачному сервису. Ключевые характеристики контрольно-кассовой техники:

• вид фискального накопителя;
• мобильность;
• опция редактирования ассортимента продукции:
• особенности ПО;
• стоимость и периодичность обновления кассовой программы;
• возможность реализации товаров с маркировкой;
• интеграция с сайтом, а также системой товарного и бухгалтерского учета;
• поддержка оплаты с помощью СБП.

Чтобы арендовать онлайн-кассу для розницы в ЮKassa, необходимо:

• заключить договор РКО: он включает все возможные способы оплаты, подписать его можно дистанционно в личном кабинете;
• выбрать подходящую модель ККТ из представленных на сайте ЮKassa, заполнить заявку и внести оплату в соответствии с установленным тарифом;
• зарегистрировать оборудование в налоговой.

Остается прописать в личном кабинете настройки для интеграции кассы с системой товарного и бухгалтерского учета, и можно продавать товары, не опасаясь проблем с законом.