В середине августа руководитель просит менеджера по персоналу «заняться Новым годом». Сотрудников сто двадцать, бюджет назовут позже, площадка не выбрана, идей нет. Первая реакция понятная: до праздника четыре месяца, куда спешить. Через неделю выясняется, что три подходящих площадки на конец декабря уже заняты, а ведущий, которого советовали коллеги, отвечает, что двадцать шестое и двадцать седьмое у него расписаны с июля.

Почему в августе площадки уже разбирают

Новогодний сезон в этой отрасли начинается не в декабре, а во второй половине года. Компании, которые проводят корпоратив каждый год, бронируют дату сразу после предыдущего праздника: они уже знают, что хорошая площадка на предновогодние выходные существует в единственном экземпляре и достаётся тому, кто пришёл раньше.

Дальше работает простая арифметика. Пятница и суббота двадцатых чисел декабря дают примерно шесть удобных дат на всю Москву. Площадок, которые вмещают сто двадцать человек с танцполом и сценой, заметно больше, но подходящих по формату, транспортной доступности и адекватному банкетному меню остаются десятки. Умножьте на количество компаний, и станет ясно, почему в августе выбор ещё есть, а в октябре остаётся то, что осталось. С артистами и ведущими то же самое, только жёстче: человек физически не может отработать два мероприятия в один вечер.

Что вообще можно сделать в этой ситуации

У компании есть три пути, и различаются они не столько ценой, сколько тем, кто отвечает за результат. Можно собрать праздник силами отдела, можно взять пакетное предложение площадки, можно заказать организацию новогоднего корпоратива под ключ у агентства. Дальше разберём каждый.

Первый путь: организовать самим. Кто-то из отдела берёт на себя переговоры с площадкой, кто-то ищет ведущего, кто-то занимается меню. Экономия на агентском проценте реальная, но и работа реальная: это не пара звонков, а несколько недель параллельно с основными задачами. Риск здесь не в том, что получится плохо, а в том, что ответственность размазана. Когда в день праздника не приезжает звук, виноватых нет.

Второй путь: пакетное предложение площадки. Ресторан или загородный комплекс предлагает зал, меню и программу одним счётом. Это быстро и предсказуемо, но программа будет той, которую площадка проводит для всех: один и тот же ведущий, один и тот же сценарий, отличающийся только названием компании в приветствии.

Третий путь: агентство полного цикла, когда концепция, площадка, программа, техника и логистика собираются одним подрядчиком под конкретную компанию. Здесь появляется агентский процент, но вместе с ним появляется и один человек, с которого можно спросить за всё сразу.

Как понять, какой вариант ваш

Смотреть стоит не на бюджет, а на две вещи: сколько людей и сколько у вас свободных рук.

До сорока человек своими силами обычно получается нормально. Формат камерный, площадку найти проще, программа держится на самих сотрудниках, и провал одного элемента не рушит вечер. От сотни начинается другая история: рассадка, тайминг, техническое сопровождение, подрядчики, которых нужно синхронизировать между собой. Здесь нужен человек, который занимается только этим.

Вторая вещь: есть ли внутри компании тот, кто уже проводил мероприятие такого масштаба. Не «организовывал день рождения отдела», а именно вечер на сто с лишним человек с подрядчиками и сценой. Если такой человек есть и у него найдётся время, вариант с самостоятельной организацией рабочий. Если поручают тому, кто делает это впервые, стоит честно посчитать, во что обойдётся его отвлечение от основной работы на два месяца.

Чем эта история обычно заканчивается

Компания из примера в итоге выбрала середину декабря вместо предновогодних выходных. Площадка нашлась приличная, ведущий свободен, стоило всё заметно дешевле, потому что предновогодняя неделя в Москве самая дорогая в году. Сотрудники, к слову, разницы не заметили.

Ранний старт даёт не лучшую площадку, а выбор. В августе можно передвинуть дату, поменять формат, отказаться от зала, который не понравился, поторговаться об условиях. В ноябре выбирают из того, что не разобрали другие, и соглашаются на условия, которые в августе показались бы странными.

Поэтому просьба заняться Новым годом в конце лета — не перестраховка руководителя. Это единственный момент, когда решение принимаете вы, а не календарь.