Система управления документооборотом использует технологии workflow и docflow для автоматизации документационных процессов, а также позволяет управлять базами данных, создавать необходимые графические интерфейсы (карточки, формы и т.д.), отчёты, диаграммы, применять обработку событий и вычисление данных с помощью скриптов на объектно-ориентированном языке PHP, интегрировать её с другими приложениями, например, с "1С: Предприятие 8.хх". Для учёта, идентификации, регистрации и поиска документов применяется технология штрихкодирования документов. Для работы с файлами вложений встроен модуль сканирования и распознавания документов.

Для управления жизненным циклом документа в электронный документооборот включены графические модели. Визуализация жизненного цикла документа позволяет в наглядной форме определить порядок работы с документом и точно соблюдать его. Работа с документом становится прозрачной и понятной, за счёт того, что каждый участник может увидеть, на каком этапе находится процесс, откуда поступил документ, какие доступны действия и куда дальше должен быть направлен документ. Никто не забудет про документ или поручение, потому что СЭД автоматически информирует всех участников процесса о текущих и предстоящих событиях.

Какие технические требования предъявляются к системе документооборота?

Система документооборота предъявляет невысокие технические требования к оборудованию, что позволяет её эксплуатировать без существенных финансовых вложений в IT инфраструктуру. Вам потребуется один сервер, на котором можно развернуть всё программное обеспечение, в том числе систему управления базами данных (СУБД). Поскольку файлы документов не хранятся в базе данных, а записываются в специальное файловое информационное хранилище системы документооборота, то в качестве СУБД можно использовать express версии MS SQL или Oracle у которых есть ограничение на размер базы данных. В базе данных СЭД будут храниться только атрибуты документов - поля карточек.

Кроме того, минимизированы затраты на дополнительное программное обеспечение, например, лицензии на подключение к СУБД, а также на стороннее программное обеспечение и лицензии к нему.

Работа с СЭД возможна как в локальной сети, так и через Интернет с использованием протоколов шифрования SSL.

Архитектура системы документооборота СЭД

Современная СЭД предоставляет возможность одновременной работы с документами большому количеству локальных и удалённых пользователей. Платформа СЭД обеспечивает обработку и хранение сотен тысяч процессов и документов. Всё это достигается за счёт применения промышленных СУБД MS SQL или Oracle, а также web сервера на базе Apache. Пользователи взаимодействуют с системой документооборота через графические интерфейсы клиентского приложения, работающего под управлением MS Windows. Интерфейсы выполнены в стиле MS Office и знакомы большинству пользователей. При подключении к серверу документооборота происходит автоматическая проверка и загрузка изменений метаданных, а также проверяется наличие обновлений исполняемых файлов. Если на сервере СЭД имеется новая версия клиентского приложения, то происходит его автоматическое обновление. Таким образом администраторы СЭД освобождены от необходимости обновлять систему на рабочих местах.